ニセコビザ申請サポートセンター代表、申請取次行政書士の明山崇です。北海道で唯一の、ビザ申請と観光業に特化した行政書士として、主に、ニセコ・小樽・札幌市内を中心に北海道で生活する、外国籍の方々の在留許可申請、いわゆる就労ビザや配偶者ビザ等の、新規取得や更新手続きのお手伝いをしています。
今回は、23年7月に当事務所へのお問い合わせの多かった、留学ビザを取得して学校に通っている留学生の、留学ビザの更新手続きと、学校が変わった場合の手続に関してまとめて解説します。
はじめに；留学ビザと在留期間
留学ビザには在留期間が決められています。その在留期間は「4年3月を超えない範囲内で法務大臣が個々の外国人について指定する期間」となっています。そのため、在学している学校で学年が変わるタイミングや卒業の時期に合わせた、ビザの有効期間が終了するようにはなっていません。例えば日本語学校を終了して、大学に入学し用途した際に、日本語学校入学時に取得したビザが、大学入学時点でも有効期限内である、つまり、ビザの変更や更新手続きをしなくてもそのまま使える、ということもあります。このように、在留期間の途中で学校が変わる場合に、在留資格はどうなるのでしょうか？
留学ビザと学校（活動機関）
留学ビザでは、大学や日本語学校など、在籍（活動）する教育機関は指定されていません。これは、在留カードに学校名が一切記載されていことからわかります。また、特定活動ビザのように、パスポートに貼付される指定書自体もありません。よって、留学ビザを持っていて、その有効期間内であれば、ビザの変更手続きをすることなく、学校を変わる（転校する）ことは問題がありません。ここでいう転校の意味は、日本語学校から別の日本語学校、大学から別の大学、といったカテゴリーが同じ教育機関内での変更だけでなく、日本語学校から専門学校、や短大から四年制大学への編入学のように、違うカテゴリーの教育機関への移動に関しても、ビザの変更許可申請は不要ということになります。しかし、学校を変わった場合には、在留資格変更許可申請以外に、やらなければならない手続きがあります。
転校や退学をした場合の手続：活動機関変更の手続
留学生が学校を変わった場合には、「活動機関変更の手続」が必要となります。ここからは、この手続きに関して詳しく解説をしていきます。
活動機関変更手続が必要な場合
留学生の場合、活動機関変更の手続は、
所属機関からの離脱・契約の終了（卒業・退学など） をした場合。
別の所属機関に移籍・新たな契約の締結（入学など）をした場合。
が該当します。
活動機関変更の手続期限
この手続きは、上記のことが発生した日から14日以内に、出入国在留管理庁長官に届け出なければならない、とされています。つまり、この届出は、留学生が必ずしなければならない義務になっています。具体的には、
学校を退学した場合には、在籍/在学証明書に書かれている期間終了日から14日以内に届出。
新しい学校に入学した場合には、入学許可証等に書かれている在籍開始日から14日以内に届出。
を行うことになります。
例えば、2023年3月31日に日本語学校を修了し、4月1日から大学に進学する場合、4月14日までに、日本語学校を終了したという届出と、大学に入学をしたという届出を出さなければならない、ということになります。このように、入学日と退学日が続いている場合には、一回の手続で済ませてしまうことも可能です。また、間が空ていしまった場合には、面倒がらずに、まずは終了（離脱）の届出、そして次に移籍（入学）の手続をします。
活動機関変更の届出方法
届出方法に関しては、出入国在留管理庁のHPでは、QRコードからの届出を推奨しています。詳細はこちらをご参照ください。
なお、新しい学校の在学証明書など添付書類は求められていないため、他の在留資格の手続きと比べると、非常に簡単に届出をすることができると言えます。
留学ビザの更新手続き（＝在留期間更新許可申請）
留学ビザを持っている留学生は、学校を変わった際には留学ビザ自体の変更手続きをする必要はありません。しかし、留学ビザの有効期限（在留期間）が終了する前に、更新手続（在留期間更新許可申請）を行う必要があります。更新手続きに関して、詳細を解説していきます。
更新手続の時期
留学ビザの更新手続きは、有効期限が切れる日の3か月前から可能です。有効期間ギリギリにならないよう、早めに書類準備を開始するとよいでしょう。
更新の際の重要なポイント
出席率
オンライン申請では、現在の在籍校と、以前の在籍校での出席率を記載する欄があります。また、添付書類の中には、在籍証明書や成績証明書の提出が求められています。これらの書類は、現在の在籍期間のものだけでなく、直近の在留申請以降に在籍した全ての教育機関が発行したものが必要です。これは、現在の学校の出席率が良いのはもちろんですが、過去に在籍していた学校でも、ある一定以上の出席率でないと更新を認めない、ということを意味しています。例えば、現在大学に在籍している留学生が、その前に、専門学校や日本語学校で学んでいたとします。専門学校や日本語学校を退学している場合や、在籍状況が悪くて除籍処分を受けたような場合、現在の大学での出席率が良好であっても、更新不許可になる場合があります。
成績
オンライン申請では、現在までの習得単位数を記載する欄があります。また、添付書類では成績証明書の提出が求められています。出席率と同様に、現在の在籍校だけでなく、過去の在籍校での単位習得状況や成績に関しても確認されます。そして、過去の在籍校での成績不良や単位未修得による除籍処分があった場合、若しくはこれらが理由と思われる自主退学だとみなされるような場合には、更新が不許可になることがあります。
アルバイト（資格外活動）
オンライン申請では、資格外活動に関して記載する欄があります。資格外活動の内容、1週間当たりの就労時間、月収の入力が求められます。アルバイトをしている場合 「直近の住民税の課税（非課税）証明書」及び「納税証明書」、若しくは「給与明細の写し」が求められます。もし、年収の総額が異常に高い場合は、資格外活動の範囲を超えてアルバイトをしているのではないか？といったオーバーワークの疑いが発生します。ご存じの通り、留学生が資格外許可をとって行うことができるアルバイトは、週28時間以内となっているため、仮に時給1500円だったとしても、1500円×週28時間×52週＝2,184,000円です。長期休暇期間中は、週40時間の勤務が可能ですが、この額より大幅に多い場合には、週28時間を超えて働いているのか？もしくは、資格外活動許可では禁止されている、風俗営業など時給の高い怪しいアルバイトをしているのではないか？という疑念を持たれます。そのような場合には、追加書類提出依頼で求められることとなります。これらの説明書類で、資格外活動違反が無いことを証明できない場合には、更新が不許可になることがあります。
更新の方法
必要な書類を収集して、居住地を管轄する出入国在留管理庁の窓口で申請をします。提出書類に関しては、大学・専門学校・日本語学校と行った学校のカテゴリーだけでなく、適正校かどうかによっても、提出資料の種類や量が大きく異なります。自分の在籍している学校が適正校かどうか、国際交流や留学生担当の部署に必ず確認の上、書類準備に取り掛かるようにしてください。また、マイナンバーを持つ方は、登録をすることによってオンライン申請を利用することも可能です。詳細はこちらのホームページから確認してください。
まとめ
留学ビザを持つ留学生が学校を変わった場合の手続きと、留学ビザの期間更新に関して関して解説してきました。ポイントは、
①学校が変わった場合でも、在留資格変更許可申請（ビザの変更手続）は不要
②退学・卒業・入学の日から14日以内に活動機関変更の手続は必要
③有効期限が切れる前に、更新手続きが必要
④更新手続きの審査には、過去の在籍校の在籍状況も審査される
⑤出席率・成績（単位取得状況）・資格外活動に関しては、適切な範囲内であることが必要
となります。
特に、出席率が80％を下回る場合には、別途理由書を提出し、その記載内容や事実を証明するための添付書類の選択などによって、更新の可否が分かれます。もちろん、日本で学習をしたいという意欲と前向きな姿勢があるということが大前提になりますが、行政書士に相談をし、提出書類に関してのアドバイス・サポートを受けることで、在留資格が更新できる場合もあります。ご心配な方は早めにビザや在留資格を専門に扱う行政書士に相談されることをお勧めします。
ニセコビザ申請サポートセンターは、言葉や文化、そして国境の壁を乗り越えて、日本社会の一員として生きていこうとする、外国人の方々を全力で応援し、サポートします。この記事に関するご質問、お問い合わせや、留学ビザの期間更新や、留学ビザから就労系のビザへの変更申請に関しての条件面、手続き面などに関するお問い合わせは、お電話か、ホームページの「無料相談フォーム」からお気軽にお問合せください。
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